Lịch hẹn đại sứ quán là cuộc gặp chính thức tại cơ quan lãnh sự để bạn nộp hồ sơ, lấy dấu vân tay và phỏng vấn xin visa du lịch.

Lịch hẹn đại sứ quán là một cuộc gặp đã được lên lịch trước tại Đại sứ quán hoặc Lãnh sự quán của quốc gia bạn muốn đến. Đây là một bước bắt buộc trong quy trình xin thị thực (visa) du lịch tới nhiều nước như Mỹ, Canada, hoặc các nước thuộc khối Schengen. Mục đích của buổi hẹn là để cơ quan lãnh sự xác minh thông tin, thu thập dữ liệu sinh trắc học và đánh giá mục đích chuyến đi của bạn. Đối với người yêu thích du lịch khám phá, việc có một lịch hẹn thành công là cửa ngõ đầu tiên để bắt đầu hành trình quốc tế.

Lịch hẹn không chỉ là một thủ tục hành chính. Nó đảm bảo quy trình xin visa diễn ra một cách có tổ chức và an toàn. Thông qua buổi hẹn, viên chức lãnh sự sẽ thực hiện các công việc quan trọng sau:

• Nộp hồ sơ gốc. Bạn sẽ nộp trực tiếp các giấy tờ cần thiết như hộ chiếu, đơn xin visa, ảnh, và các tài liệu chứng minh tài chính, công việc, lịch trình chuyến đi.
• Lấy dữ liệu sinh trắc học (Biometrics). Hầu hết các quốc gia yêu cầu lấy dấu vân tay và chụp ảnh kỹ thuật số tại chỗ. Dữ liệu này dùng để nhận dạng và bảo mật.
• Phỏng vấn trực tiếp. Đây là cơ hội để viên chức lãnh sự hỏi thêm về kế hoạch chuyến đi, khả năng tài chính và các ràng buộc của bạn tại Việt Nam. Cuộc phỏng vấn giúp họ xác nhận bạn có ý định quay trở về sau chuyến du lịch.

Ví dụ, khi bạn xin visa đi Mỹ để trekking tại Vườn quốc gia Yosemite, viên chức lãnh sự có thể hỏi về kinh nghiệm leo núi, kế hoạch chi tiết cho cung đường và cách bạn chuẩn bị cho chuyến đi. Câu trả lời rõ ràng sẽ chứng minh mục đích du lịch của bạn là thật.

Quy trình đặt lịch hẹn có thể khác nhau tùy theo quốc gia, nhưng thường bao gồm các bước chính sau đây. Bạn nên luôn kiểm tra trang web chính thức của Đại sứ quán hoặc Lãnh sự quán để có hướng dẫn chính xác nhất.

Bước 1: Hoàn thành đơn xin visa trực tuyến

Trước khi đặt hẹn, bạn phải điền đầy đủ và chính xác mẫu đơn xin visa trực tuyến. Ví dụ, đối với visa Mỹ, bạn cần hoàn thành đơn DS-160.

Bước 2: Thanh toán lệ phí xin visa

Bạn cần thanh toán lệ phí theo yêu cầu. Sau khi thanh toán thành công, bạn sẽ nhận được một mã số hoặc biên nhận. Mã này cần thiết để truy cập hệ thống đặt lịch hẹn.

Bước 3: Đăng nhập hệ thống đặt hẹn

Sử dụng mã biên nhận phí visa để đăng nhập vào trang web đặt lịch hẹn của cơ quan lãnh sự. Tại Việt Nam, bạn sẽ chọn địa điểm phỏng vấn là Hà Nội hoặc TP. Hồ Chí Minh.

Bước 4: Chọn ngày giờ còn trống

Hệ thống sẽ hiển thị một cuốn lịch với các ngày giờ còn trống. Bạn chọn một khung thời gian phù hợp với mình. Lịch hẹn thường được mở trước vài tuần hoặc vài tháng, đặc biệt vào mùa du lịch cao điểm. Bạn nên lên kế hoạch và đặt hẹn sớm.

Bước 5: Xác nhận và in giấy hẹn

Sau khi chọn xong, bạn xác nhận lịch hẹn. Hệ thống sẽ gửi một email xác nhận kèm theo giấy hẹn. Bạn phải in giấy này ra và mang theo vào ngày phỏng vấn.

Sự chuẩn bị kỹ lưỡng quyết định phần lớn sự thành công của buổi hẹn. Dưới đây là danh sách những thứ bạn cần chuẩn bị:

• Giấy tờ cần thiết. Mang theo hộ chiếu gốc còn hạn, giấy xác nhận lịch hẹn, trang xác nhận đơn DS-160 (đối với visa Mỹ), ảnh thẻ đúng quy cách, và biên lai nộp phí visa.
• Hồ sơ bổ sung. Sắp xếp các giấy tờ chứng minh tài chính, công việc, sổ hộ khẩu, giấy đăng ký kết hôn, và lịch trình chi tiết cho chuyến đi. Nếu bạn dự định đi leo núi Fansipan rồi tiếp tục hành trình đến châu Âu, hãy trình bày một kế hoạch rõ ràng.
• Trang phục lịch sự. Ăn mặc gọn gàng, sạch sẽ thể hiện sự tôn trọng và nghiêm túc của bạn.
• Đến đúng giờ. Bạn nên đến trước giờ hẹn khoảng 15-30 phút. Việc đến quá sớm hoặc quá muộn đều gây ấn tượng không tốt.
• Nắm rõ thông tin. Hãy đọc lại đơn xin visa và ghi nhớ các thông tin đã khai. Bạn cần trả lời phỏng vấn một cách nhất quán với những gì đã viết trong đơn.

Một lưu ý quan trọng là hầu hết các đại sứ quán không cho phép mang các thiết bị điện tử, túi xách lớn, hoặc vật dụng kim loại vào bên trong. Bạn nên gửi đồ ở ngoài hoặc chỉ mang theo các giấy tờ cần thiết.

Tôi có thể đặt lịch hẹn đại sứ quán giúp người khác không?

Bạn có thể hỗ trợ người thân điền đơn và đặt lịch hẹn nhưng người nộp đơn phải trực tiếp tham gia phỏng vấn.

Cần làm gì nếu không có ngày hẹn trống phù hợp?

Bạn cần thường xuyên kiểm tra hệ thống vì có thể có người hủy lịch và suất trống sẽ xuất hiện.

Sau khi hoàn tất thủ tục visa và có lịch trình, việc chuẩn bị trang phục và thiết bị phù hợp là bước tiếp theo. Xem các sản phẩm du lịch và dã ngoại chính hãng tại WeTrek.vn để chuyến đi của bạn thêm trọn vẹn.